Pengetahuan Dasar Surat Menyurat

A. Tujuan Khusus :

Warga belajar dapat memahami fungsi dan syarat-syarat menyusun surat.

B. Pokok Bahasan : Pengetahuan Dasar Surat Menyurat

C. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian Surat Menyurat
2. Guna Surat
3. Syarat-syarat Membuat Surat

D. Uraian Materi :

1. Pengertian Surat  Menyurat

Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

2. Guna Surat

Surat berguna untuk

1)  Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan secara tatap muka.

2)  Mengirimkan berita yang tidak bergantung pada waktu, ruang, tenaga, dan biaya.

3)  Alat bukti dalam suatu persengketaan.

4)  Menyimpan informasi dalam waktu lama.

5)  Memuaskan diri sendiri.

6)  Memungkinkan seseorang menafsirkan dengan matang apa yang dimaksud oleh penulis.

7)  Memberi kesempatan kepada penerima surat untuk menentukan reaksi yang diperlukan.

8)  Memberikan kesempatan yang banyak kepada penulis surat untuk memilih kata dan kalimat yang tepat, sehingga salah paham atau kemungkinan terjadinya perselisihan dapat dihindari.

9) Memberikan kesempatan kepada penerima surat untuk meminta bantuan orang lain menyelesaikan informasi  yang tertuang dalam surat.

10) Dapat digandakan untuk orang lain.

11) Hal-hal yang bersipat rahasia.

3. Syarat-syarat Membuat Surat

Membuat surat yang baik tidaklah gampang. Banyak persyaratan harus dipenuhi. Di samping harus menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas, untuk mampu menyusun surat yang baik, menarik, dan modern, penulis harus menguasai syarat dan ciri-ciri surat yang baik, sebagai berikut :

1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat.

Untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan.

2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna.

Tidak boleh rumusannya bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana, lugas, dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat, dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia. Hindarilah singkatan  yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan ukuran dan singkatan yang telah lazim dipakai dalam surat menyurat.

3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana.

Nada surat harus hormat, sopan, dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung atau merendahkan pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah ia sedang berbicara dengan yang dituju.

4) Surat hendaknya tidak terlalu panjang.

Surat yang pendek lebih banyak memberi manfaat, misalnya praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian.

5) Surat harus bersih, necis, tidak kotor.

Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik dan warna yang sesuai. Ketikan rapi dan tidak ada huruf yang bertumpuk dan cermat.

Di bawah ini diberikan langkah-langkah penyusunan surat resmi yang perlu diperhatikan :

1. Membuat perencanaan dan persiapan yang baik.

2. Menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan.

3. Pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologis, runtut, dan konsisten.

4. Menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat.

5. Mengetahui siapa yang dituju.

6. Menyadari dan menentukan posisi penulis.

7. Menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang memadai : pengguna- an bentuk surat, jenis kertas yang dipakai,  warna kertas,  ukuran kertas (folio, kuarto, oktavo), amplop surat dan cara melipat surat, pengetikan, serta pengiriman (waktu yang tepat, jaminan keamanan isinya).

8. Meniliti kembali surat yang telah dikerjakan, apakah sudah betul dan layak dikirimkan atau belum.

Tugas Anda !

Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload. Kumpulkan hardcopy jawaban Anda, dan kirimkan softcopy-nya ke email : eisya.management@yahoo.co.id.

LEMBAR KERJA PERTAMA

1. Mata Kuliah : Koresponden Bisnis Indonesia
2. Pokok Bahasan : Pengetahuan Dasar Surat Menyurat
3. Program : Sekretaris
4. Kelas : SKR – 04
5. Tahun Ajaran : 2010 / 2011
6. Tugas : Perorangan
7. Nama :

Satuan Acara Pengajaran

A. Tujuan Khusus : Warga belajar dapat memahami fungsi dan syarat-syarat menyusun surat.

B. Pokok Bahasan : Pengetahuan Dasar Surat Menyurat

C. Sub Pokok Bahasan :

1. Pengertian Surat Menyurat

2. Guna Surat

3. Syarat-syarat Membuat Surat

D. Indikator Pencapaian Hasil Belajar :

1. Warga belajar dapat menjelaskan pengertian surat.

2. Warga belajar dapat menyebutkan guna surat.

3. Warga belajar dapat menyebutkan syarat-syarat membuat surat.

Lembar Kerja Mahasiswa

Bacalah materi “ Bab 1 Pengetahuan Dasar Korespondensi,” Korespondensi Bisnis Indonesia I, halaman 1 – 5, kemudian jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut !

1. Jelaskan secara singkat pengertian surat !
2. Sebutkan guna surat yang Anda ketahui !
3. Sebutkan apa saja syarat-syarat membuat surat !

Selamat bekerja, semoga Anda sukses !